Pourquoi choisir une agence événementielle disposant de la licence opérateur de voyage ?

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Le conseil est notre cœur de métier. Nous considérons qu’il est primordial de vous informer et de vous conseiller quant à la sélection et au choix de l’agence à qui vous allez confier votre prochain séminaire d’entreprise !

EN QUOI CONSISTE RÉELLEMENT LA LICENCE OPÉRATEUR DE VOYAGE ?

Avec le développement de l’évènementiel d’entreprise depuis les années 2000, les séminaires vont bon train. Les entreprises découvrent alors une nouvelle façon de resserrer les liens entre collaborateurs, de les incentiver ou tout simplement de les remercier… On emmène alors les équipes à la montagne, puis pourquoi pas à la découverte d’une ville européenne et finalement toujours plus loin…

Les agences événementielles sentent le filon et se lancent alors corps et âmes dans ce nouveau credo… Est né alors officiellement le métier du MICE (Meetings, Incentives, Conferencing, Exhibitions).

On est finalement plus proche du métier du tourisme que de l’évènementiel.

MAIS ALORS LÉGALEMENT QUE CELA IMPLIQUE-T-IL ?

Bon allez, passons aux choses sérieuses nous allons décortiquer tout ça !!!

En 2009, l’agence de développement touristique de la France impose aux sociétés qui exercent l’activité de vente de produits touristiques d’être immatriculées au registre national des opérateurs de voyages et de séjours Atout France.

UNE IMMATRICULATION OPÉRATEUR DE VOYAGE POURQUOI FAIRE ?

Cette immatriculation garantit que l’agence événementielle qui œuvre pour vous respecte les bonnes règles du code du tourisme… D’abord elle a le droit d’exercer son activité légalement, ensuite elle est formée et certifiée pour prendre en charge votre groupe et s’engage donc à en assurer la sécurité. Ne pas vous mettre en danger, c’est mieux non ?

L’État demande aux agences qui vendent un produit intégrant transport et/ou hébergement de disposer de cet agrément.

Nota Bene : aujourd’hui seulement 47 % des agences qui organisent des voyages d’entreprise pour le compte de tiers détiennent cette licence. Les raisons ?

Il existe de nombreuses conditions obligatoires à justifier annuellement. On ne va pas vous mentir les démarches sont longues, fastidieuses et font l’objet d’un réel engagement de la part de l’agence qui en fait la demande. Cela en décourage plus d’un (mais pas nous)…

  1. La garantie financière : l’agence contractante s’engage en termes de garantie financière par le biais de son organisme de cautionnement. Concrètement en cas de problème ou de défaillance financière vous êtes assuré d’être dédommagé des avances perçues et du rapatriement de vos équipes. Ça peut servir !
  2. L’assurance RCPO : l’agence événementielle qui organise cette prestation pour votre compte a contracté une assurance RC Pro spécifique liée au métier du tourisme. Là encore on n’emmène pas ses collaborateurs en voyage comme on part en week-end avec un pote !
  3. La formation obligatoire : c’est un métier, un vrai… Ça ne s’improvise pas.
  4. L’engagement moral et financier. Évidemment l’agence événementielle qui a fait toutes ces démarches s’acquitte d’un droit annuel pour cette licence d’une part mais en plus elle s’engage personnellement en termes de caution financière.

Bref, si on fait les choses dans les règles vous l’aurez compris on prend tous les risques pour garantir que vous n’en preniez aucun. C’est dans cette optique que La Semaine des 4 Jeudis a sollicité cette licence : protéger nos clients, être garante de leur sécurité et assurer un séminaire dans les règles. On se mouille pour vous… On est sympa, hein ?

CE N’EST TOUJOURS PAS CLAIR ? VOICI UN EXEMPLE CONCRET ET D’ACTUALITÉ…

2019 a été une très belle année pour votre entreprise – on ne doute pas de votre réussite ! –

À ce titre, comme chaque année vous décidez d’organiser un séminaire interne pour remercier vos collaborateurs. Cette année étant particulièrement exceptionnelle, l’idée est d’emmener votre groupe à l’étranger. Allons au Maroc, pourquoi pas ! C’est plus loin que d’habitude mais vos équipes en valent la peine.

Évidemment l’organisation d’un séminaire de ce type nécessite un peu de recherche, beaucoup de logistique et il faut parvenir à faire rentrer tout ça dans une enveloppe budgétaire allouée à cet événement. C’est le nerf de la guerre.

Vous sélectionnez deux agences pour répondre à votre demande. L’une des deux est un peu moins chère, ça se joue à quelques euros mais tant qu’à faire il n’y a pas de petites économies. L’agence travaille alors sur la préparation de votre voyage d’entreprise, contractualise avec les différents réceptifs pour lesquels vous lui versez les acomptes nécessaires. Tout avance bien…

Les billets d’avion déjà bloqués et payés ont été contractés auprès d’un des grands acteurs du tourisme. Vous voilà déjà en route direction Essaouira. Pourtant, Branlebas de combat, au milieu du séminaire, l’info tombe ! La compagnie aérienne qui assure votre retour annonce officiellement aux infos sa mise en liquidation judiciaire.

Nota Bene : c’est hypothétique mais pour autant, en 2019, ce cas s’est présenté avec la mise en faillite successive d’Aigle Azur, d’XL et de Thomas Cook… Pour info.

Alors la grande question que vous vous posez est : comment rapatrie-t-on notre groupe ?

Eh bien la réponse est simple et deux cas de figure s’offrent à vous.

1/ Vous n’étiez pas informé de ces obligations liées aux métiers du MICE et vous avez choisi votre agence sur d’autres critères. Malheureusement, celle-ci ne dispose pas d’un agrément en bonne et due forme. Là c’est moins drôle, les ennuis commencent… Le rapatriement sera probablement long, complexe mais surtout coûteux…

2/ Vous êtes un professionnel bien informé et à ce titre vous avez contracté avec une agence disposant de la licence opérateur de voyages. Dans ce cas bonne nouvelle, votre agence est adhérente à un organisme de caution financière auquel elle cotise (eh oui ce n’est pas gratuit d’être dans les règles) et qui garantit la mise en place exceptionnelle de solutions de rapatriement dans ces conditions extrêmes. Tout est sous contrôle, votre agence événementielle appuyée par les professionnels du voyage vont se mettre en quatre pour trouver une solution en urgence. Toute une armada à votre service. À part une bonne frayeur tout le monde rentrera à bon port.

Quelques données sectorielles pour étayer notre propos :

L’APST, organisme de cautionnement des professionnels du tourisme a garanti cette année le rapatriement de 11 000 clients en quasiment 10 jours et la prise en service de 25 000 clients suite aux faillites successives des grands noms du marché, protégeant ainsi l’image de la profession et démontrant sa capacité d’agir en cas de problème.

Évidemment, l’idée n’étant pas de vous effrayer mais bien de vous informer. Nous vous invitons à vous poser les bonnes questions.

– À qui ai-je confié l’organisation de mon séminaire d’entreprise ?

– Alors, maintenant vous vous imaginez confier votre événement à une agence qui n’a pas cette licence ?

 

Finalement, c’est un peu comme donner sa confiance en une société qui n’a pas le droit d’exercer son métier.

À la Semaine des 4 Jeudis, nous avons pris position. Notre rôle : penser au pire en amont pour que vous viviez le meilleur sur place. Nous continuerons à exercer notre métier avec engagement et passion pour le bon déroulement de vos événements en toute sécurité.