Comment puis-je garantir la réussite de mon événement ?

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Les bonnes pratiques

Sans vouloir paraître démagogique, il nous paraît essentiel de rappeler que pour qu’un événement soit réussi, il faut juste faire preuve de bon sens. Pour que la relation entre agences et annonceurs soit la plus fluide et la plus sereine possible, appliquons-nous tous à mettre en œuvre de bonnes pratiques  !

 

Tout d’abord, placez l’humain au centre de vos priorités

Lorsque vous vous lancez dans l’aventure événementielle, vous allez rencontrer, et avoir votre agence au téléphone de façon régulière… très régulière même ! Et comme la bonne fée, tout ce que vous lui demandez, elle va déployer tout son savoir-faire pour l’exaucer. Le brief… Les BAT… Le repérage… Presque autant de rencontres et d’échanges que d’étapes dans la production (même s’il faut bien l’avouer, le métier de l’agence est de vous épargner un certain nombre d’étapes pour vous soulager). Alors, vous admettrez bien volontiers, que c’est plus agréable si vous vous entendez bien avec votre interlocuteur… S’il y a « feeling » et que les échanges sont fluides.

Cela facilitera la relation, la compréhension… Bref faîtes confiance à votre ressenti, à votre intuition pour faire votre choix dans la sélection de votre agence conseil en événementiel. Pas cher, c’est toujours trop cher si les échanges sont laborieux. La préparation de votre événement avec votre agence doit être une succession de moments enthousiasmants.

Et puis, vous verrez, au bout de 2 mois, quand l’événement sera terminé… Et que les rencontres avec votre agence seront moins fréquentes… Quelque chose nous dit que NOUS… Comme VOUS peut-être, serons presque tristes !!

 

Ensuite, prenez du temps pour définir vos objectifs et votre budget

Ah… Budget… Objectifs… Un sac de nœuds ? Parfois… C’est vrai qu’il n’est peut-être pas toujours évident d’être limpide sur ce point par méconnaissance ou parce que ce sont les directives à suivre… C’est pourtant l’un des points essentiels d’une bonne relation entre professionnels. Vous n’obtiendrez pas les mêmes conseils si votre objectif est d’augmenter votre trafic ou s’il est de vous faire connaître auprès de votre cible. Cela vous paraît évident ? Evidemment !

De la même manière, les agences ne vous proposeront pas la même solution selon l’enveloppe budgétaire définie. Là encore, c’est enfoncer une porte ouverte que de tenir ce propos mais la transparence sur ce point nous paraît être l’une des clefs d’un concept adapté. Par exemple, quand vous achetez une nouvelle voiture chez votre concessionnaire, ce dernier ne vous proposera pas le même modèle si vous avez 30 000 € ou 40 000 €. Quel que soit le modèle, adapté à votre budget, il roulera, il aura juste plus ou moins d’options. Pour nous, agence, c’est pareil.

 

Anticipation = Sérénité !

Pas tout à fait comme pour un mariage, mais presque ! L’anticipation nous permet de vous apporter le bon conseil, la bonne notion qui vous permettra d’atteindre vos exigences ! Car toute cette réflexion demande du temps. On aimerait bien pouvoir vous satisfaire, vraiment… Mais non… Tout comme Rome ne s’est pas faite en un jour, un événement ne se produit pas en deux jours… Pour pouvoir construire son idée, fixer l’enveloppe allouée, trouver les bonnes personnes, le bon concept, le bon lieu… Il est nécessaire d’anticiper !

 

Limiter la consultation du nombre d’agences présélectionnées

Faire jouer la concurrence fait partie du jeu bien sûr, mais Lucette vous serait vraiment reconnaissante si elle pouvait prétendre émerger. Noyée dans cinquante propositions, elle n’aurait aucune chance ! Plus sérieusement, consulter trois agences candidates nous paraît loyal. Cela permet également d’avoir une vraie relation avec chacune des agences consultées. Enfin, nous on veut vraiment vous connaître pour bien vous comprendre. Le tête-à-tête n’a pas son pareil pour une juste compréhension des choses.

 

Une idée, comme ça… Posée là… Intégrer le système de rémunération du temps passé…

Ce qui est évident, c’est que les agences passent du temps sur chaque dossier souvent en phase d’appel d’offre. Et ce temps passé à analyser… A trouver le meilleur conseil possible, le concept le plus pertinent vis-à-vis de vos objectifs… Ce temps passé, c’est un vrai travail qui mérite salaire et qui s’appelle « honoraires ».

Le principe d’indemnisation des agences non retenues lorsque la demande de l’annonceur réclame un travail important dans le cadre de la compétition serait à évaluer selon les cas… Quoi que… Quoi qu’une généralisation du processus serait appréciée des professionnels du métier.

Toutes ces bonnes pratiques, listées ainsi ressemblent un peu à un cours magistral, nous en convenons… Loin de nous l’idée de vous donner la leçon… Nous souhaitions juste partager avec vous notre vision. Ceci étant dit, cela vous dirait de connaître notre méthodo à nous ?

 

Une méthodo bien huilée qui a fait ses preuves

L’équipe de La Semaine des 4 Jeudis vient vous rencontrer… Vous, oui VOUS !

Afin de maîtriser votre univers et vos codes et ainsi adapter notre réponse. Une réponse qui demande une vraie réflexion issue d’un brainstorming de la #team4jeudis ! Nous envisageons les pistes les plus folles pour les recadrer ensuite et arriver au résultat qui vous sera présenté.

Nous plaçons l’humain au centre de notre méthodologie en plaçant les bonnes personnes en face du bon projet pour garantir le succès de votre évènement.

Parce que pas cher, c’est toujours trop cher si c’est mal fait (on l’a déjà dit mais on y tient !), nous vous proposons un concept qui vous correspond en optimisant le budget de votre opération.

Nous sommes une agence à taille humaine et c’est là aussi notre force. Nous coordonnons chaque étape, chaque intervenant, chaque corps de métier… Bref, nous nous occupons de tout.

Ainsi, vous pouvez vivre votre expérience en disposant d’un temps de qualité sur votre événement pour profiter de vos invités.

 

Le petit mot de la fin…

Non, le métier d’organisateurs d’événements ne s’improvise pas. Ainsi, externaliser l’organisation de son événement, c’est optimiser son temps précieux afin de pouvoir exercer son propre métier en toute sérénité. Et si c’est avec une agence avec qui vous tissez de vraies relations, c’est mieux !

Nous essayer, c’est nous adopter !!