Métiers

conventions & seminaires

« Un sourire ne dure qu’un instant mais son souvenir est parfois éternel »

Parce que toute entreprise ou entité commerciale a régulièrement besoin de réunir et fédérer ses équipes autour d’un événement interne, nous organisons pour vous, votre événement d’entreprise : convention, séminaire, soirée, assemblée générale, activité team-building

Pourquoi organiser un événement interne ?
C’est un outil de management clé d’une entreprise, nombreux de nos clients nous sollicitent pour un seul et même but : réunir les collaborateurs d’une entité professionnelle afin de réfléchir à des orientations communes, faire un bilan et favoriser la communication entre eux à travers le partage et parfois même le divertissement.
Notre maître mot est « une expérience collective unique » où tout est créé sur mesure.
Lors de ce type d’événement, les thèmes de travail sont évoqués de manière joviale afin que le salarié se sente dans un cadre différent de celui du milieu professionnel habituel.

Quelles sont les étapes clés de l’organisation d’un événement corporate ?
Nous intervenons dès la recherche de lieux pour l’organisation d’événement avec un fil rouge général après avoir déterminé avec vous le sujet global du meeting et le format de la réunion.

De façon générale, les objectifs peuvent être de plusieurs ordres :
  * Communiquer sur un changement, une restructuration interne, un changement de marque tout en levant les freins ou interrogations des collaborateurs en interne.
C’est par exemple le sujet sur lequel nous avons travaillé pour mettre à l’honneur les collaborateurs d’une célèbre compagnie d’assurance avant une fusion-absorption (Soirée Red Carpet Chubb Insurances).
    * Annoncer une nouvelle offre commerciale, amorcer un lancement de produit ou tout simplement les orientations stratégiques à venir auprès de vos équipes commerciales.
Pour un célèbre réseau de produits de cosmétiques capillaires nous avons par exemple décliné les nouveaux produits tout au long du séminaire (Convention franchisés Shop Coiffure).
  * Fédérer les collaborateurs, resserrer les liens par le biais d’une activité participative dite de teambuilding. (Team Building Bioderma Arty Party & Rallye Gourmand Cordis).
  * Réunir autour d’un sujet central, communiquer et échanger autour d’une expertise métier ou encore organiser une assemblée générale.
(Les Assises du Patrimoine et de la gestion CNCEF)
* Remercier vos salariés de leurs implication ou bons résultats au sein de l’entreprise.
(Gala de Ouf CCLD)

L’orchestration d’un séminaire d’entreprise, d’une convention ou d’une activité teambuilding n’est pas une mince affaire. Une organisation événementielle rigoureuse en amont est nécessaire pour une communication interne réussie en aval. Tout est question de rigueur et d’appréhension du moindre détail.

EN AMONT DE VOTRE EVENEMENT INTERNE :
Nous déterminons vos objectifs et besoins (message à véhiculer en terme de communication interne). Il s’agit du premier critère à établir car il donne un point de départ au fil conducteur de l’événement.
Nous définissons les cibles  (nombre des participants, typologie des participants), le format et la date de l’événement souhaité (durée, temps imparti aux réunions, temps « off »), la localisation géographique retenue et enfin le budget par participant.
L’ensemble de ces éléments nous permet d’établir un cahier des charges de votre événement corporate et d’orienter nos recherches.
Nous travaillons ensuite sur la recherche de lieu et l’offre de venue finding associée lorsque votre brief requiert des prestations de réservations hôtelières, transfert, etc (voir notre réseau de partenaire, agence Happy Meeting). La recherche de lieu est souvent un élément prédominant qui permet de décliner le fil rouge général ou le thème du séminaire. Il peut être ludique et inhabituel ce qui permet de créer une véritable expérience collective.
Nous établissons le programme (activités, restauration, réunions, etc) et la durée de l’événement tout en déterminant le contenu, les ressources (techniques, logistiques) et intervenants adaptés à votre meeting.

Nous vous accompagnons sur la communication interne et facilitons l’information données aux membres, collaborateurs… Il s’agit alors de :
  * Concevoir et expédier vos invitations, convocations relance et reminder par le biais d’un mailing routé, e-mailing ou mini site événementiel dédié permettant l’inscription par le biais d’un formulaire en ligne.
  * Dans ce cadre, nous sommes en mesure de collecter les réponses, extraire les données et listes d’inscrits.
* Anticiper les méthodes d’émargement des invités le Jour J, générer vos badges…
* Concevoir un contenu lors de l’événement et définir les moyens permettant de véhiculer votre message (activité, déclinaisons thématiques sur site…)

PENDANT VOTRE CONVENTION, SÉMINAIRE
Nous coordonnons l’ensemble des intervenants nécessaires au bon déroulement de votre événement B to B (hôtesses, techniciens, traiteurs, animateurs…) et assurons une présence régie opérationnelle sur toute la durée de l’opération.
Le jour J, il faut être capable de pallier aux aléas de l’organisation et vous libérer de la logistique afin que vous puissiez profiter de vos collaborateurs pour échanger et partager.

EN AVAL DE VOTRE EVENEMENT
Nous faisons ensemble le bilan général et vous transmettons les supports photo et/ou vidéo réalisés le Jour J.
En effet, au delà l’organisation événementielle, il s’agit de prolonger la notion de partage et d’appartenance à l’entreprise par le biais de souvenirs, retours sur l’événement auprès des collaborateurs.

Envie d’évoquer avec nous votre prochain projet d’événement interne, votre soirée de fin d’année ou votre séminaire d’entreprise ?
Contactez-vous été comme hiver, toutes les occasions sont bonnes pour se réunir.

la_semaine_des_4-jeudis_coventions_seminaires

Références

Une collaboration ce n'est pas seulement deux sociétés qui travaillent ensemble c'est aussi des valeurs communes, une qualité d'échanges... Ils nous font confiance :

Une très bonne capacité d'adaptation face aux imprévus !

Agence disponible & réactive

Un team building parfaitement maîtrisé

Ne changez rien !

Soirée très réussie... Merci !

Réseaux

Afin de suivre vos opérations terrain au plus près nous travaillons avec un réseau de partenaires en relais opérationnel sur les plus grosses agglomérations : Paris, Lyon, Marseille, Saint-Étienne... Dans un souci de pertinence dans nos réponses sur-mesure à nos clients, nous nous appuyons également lorsque cela est nécessaire sur des experts métiers nous permettant de vous répondre de façon globale en 360° en fonction des problématiques :

création décors événementiels

Parce que chaque éphémères est unique, nous travaillons en collaboration avec l’atelier Depuis 1920

+

relais opérationnels

Dans un souci de proximité et pertinence dans nos réponses sur mesure à nos clients nous travaillons en réseau avec des relais opérationnels terrain sur Paris, Lyon, Marseille 

+

agence de communication

Nous collaborons régulièrement avec l’agence de communication généraliste Ozon la Com, pointue et performante…

+

Contact

La semaine des Quatre Jeudis
3 cours Charlemagne
69002 Lyon